En la primera parte de este artículo describí dos maneras de utilizar software para blogging para crear sitios web que no fuesen blogs, aprovechando las ventajas que estos sistemas proporcionan a nivel de costes y rapidez de implantación. En esta segunda parte voy a analizar otras tres maneras de utilizar este software pero esta vez para dar un servicio interno a la empresa: intranets.
¿Qué es una intranet? Voy a dar la definición no formal: una intranet es como tener internet pero sólo para nuestra empresa. Evidentemente una intranet proporcionará a la empresa solamente los servicios para la cual la hayamos preparado. No me voy a extender más porqué a continuación voy a dar tres ejemplos de intranets que se pueden crear con software para blogging.
* Nota: estos ejemplos están pensados para empresas pequeñas y medianas, o para departamentos de empresas grandes.
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Base de datos de conocimientos
Se trata de crear un blog para ir acumulando conocimientos sobre temas diversos que afecten a la empresa. En este caso no utilizamos páginas estáticas, sólo articulos, y cada artículo del blog es un determinado conocimiento. Se pueden categorizar los artículos o no, pero lo realmente útil para acceder posteriormente a ellos es la función de búsqueda incorporada en el software de blogging. Lo más importante es que la información se introduzca rápidamente y que sea accesible a la gente que la necesite.
Ejemplos:
– En casos de empresas de servicios, cada artículo podría ser la descripción del servicio prestado a un cliente: como se hizo, que problemas hubo, fotos, planos, etc.
– Manuales internos de como realizar determinadas operaciones: cada artículo podría ser un manual o un “truco”.
Una base de datos de conocimientos de este tipo se puede crear en pocos minutos. Necesitaremos un informático que nos instale el sistema en un servidor de la empresa (ver recursos de la primera parte), pero a partir de ahí podemos empezar a utilizarlo sin más.
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Gestor documental sencillo
Un gestor documental es un sistema que nos permite guardar documentos y hacer operaciones con ellos: versionarlos, indexarlos, etc.. Un gestor documental es un sistema mucho más complejo que un blog y evidentemente un blog no nos permite hacer determinadas operaciones con documentos. Pero un blog nos permite guardar documentos de forma categorizada y con descripciones. En este caso cada artículo guardaría un documento, con las siguientes propiedades:
– Ejemplo: el documento es lista_precios_2006.xls
– Título: el título del documento. Ejemplo: Lista de precios general del año 2006
– Descripción: lo más detallada posible. Ejemplo: documento Excel con la lista de precios del año 2006 de todos los productos de la empresa. Contiene tanto los precios de coste como los precios finales.
– Categoría: 2006.
– Subcategoría: precios.
La ventaja de una intranet como esta, aparte del bajo coste y rápida puesta en marcha, es que los documentos puede ser accesibles por delegaciones que la empresa, por los vendedores que acceden a través de portátiles, etc. En este caso la complejidad es más a nivel de seguridad y de planificación de la red que no del propio software.
- Gestor de proyectos sencillo
Estamos ante el mismo caso que el gestor documental. Un gestor de proyectos és un sistema más complejo que un blog, pero podemos utilizar un blog para gestionar proyectos. Xavier quiere realizar un artículo sobre esto, por lo tanto yo no me voy a extender. Sólo voy a nombrar algunos ejemplos de cómo podemos gestionar proyectos con un blog:
– Gestor de proyectos genérico: cada artículo es un proyecto.
– Orientado a clientes: cada artículo es un proyecto y cada categoría un cliente. De esta forma, por ejemplo, con sólo hacer un click en la categoría obtenemos todos los proyectos de un cliente.
– Orientado a producto: cada artículo es un proyecto y cada categoría un producto. Podemos mezclar este caso y el anterior.
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Más ideas y posibles problemas
Podemos mezclar las tres intranets anteriores en una con un poco de trabajo previo de planificación: crear categorías, algunas páginas estáticas de ayuda, políticas de seguridad y comentarios, etc. Yo recomiendo empezar con algo sencillo e ir ampliándolo poco a poco. Un sistema de blogging es un CMS (Content Management System, gestor de contenidos) donde todos los datos se guardan en una base de datos. Por lo tanto, es escalable (podemos meter muchos datos) y fácilmente organizable.
El problema más grande que veo yo para poner en marcha un sistema de este tipo es el que tiene cualquier sistema informático en una empresa: cómo organizar a la gente que tiene que utilizarlo para que el sistema dé sus frutos y ayude a la empresa. Mi recomendación en este caso es seguir un poco la filosofía de los blogs de Internet y dejar a la gente bastante libertad. Al fin y al cabo, los blogs son sistemas pensados para crear comunidades. Sólo que en este caso la comunidad es nuestra empresa.
Aquí termina esta mini serie. Mi propósito ha sido principalmente dar una dirección, sin entrar en muchos detalles, de cómo una empresa pequeña o mediana puede utilizar el software pensado para crear blogs para otros propósitos. Os animo a que escribáis comentarios sobre estos dos artículos: aclaraciones o dudas, otros ejemplos que hayáis pensado o que estéis utilizando, posibles artículos relacionados que os interesen, etc. Prometo responder a todos ellos. Y naturalmente también os animo a que pongáis en práctica los ejemplos que he citado. En este caso estaría bien que dieseis la dirección de la página web donde están ubicados (en el caso de que sean públicos).